Ta pandemia de coronavirus ha obligado a las empresas a hacer cambios radicales en sus organizaciones. A principios de año los gobiernos impusieron cierres y restricciones que limitaron considerablemente la actividad humana en todo el mundo. Muchas empresas tuvieron que promulgar rápidamente acuerdos de trabajo a distancia con sus empleados para poder seguir funcionando.
Avanza rápidamente varios meses y, aunque los países intenten poner en marcha sus economías, la amenaza del virus sigue existiendo. Con las medidas de distanciamiento físico que se espera que continúen, se proyecta que el trabajo a distancia se convierta en parte de la nueva normalidad. Incluso empresas como Google y Twitter están ampliando sus políticas de trabajo desde el hogar para que entren en vigor hasta bien entrado el año próximo. Algunas empresas incluso están considerando la posibilidad de convertirlo en una opción permanente para su fuerza laboral.
Las compañías simplemente tienen que enfrentar los desafíos de hacer que el trabajo a distancia funcione realmente a su favor. Los trabajadores tendrán que ponerse al día con los cambios que vienen con los cambios de carga de trabajo en línea. Para lograrlo, las empresas deben guiar a los empleados a través de la transición invirtiendo en capacitación y educación digital.
Cómo establecer programas
Afortunadamente, es posible establecer programas de capacitación que pueden ayudar a guiar a los trabajadores durante ese período. También hay una gran cantidad de soluciones que se pueden utilizar para ponerlas en práctica.
Los departamentos de recursos humanos (RRHH) y de formación deben evaluar qué información necesitan difundir, qué habilidades deben adquirir los empleados, e incluso qué tipos de comportamientos y hábitos quieren que desarrollen los trabajadores. Esto ayuda a crear un esquema estratégico de lo que los programas de capacitación deben cubrir. Luego, pueden elegir las formas en que pueden poner la información a disposición de los empleados.
Aquí hay varias maneras en que las empresas pueden proporcionar a sus trabajadores el conocimiento y la información necesarios:
Gestión del conocimiento
Como en la mayoría de los períodos de transición, las empresas pueden esperar que los trabajadores tengan muchas preguntas. Aunque las empresas pueden emitir memorandos o incluso hacer anuncios y direcciones en toda la organización que pueden describir el plan general, los empleados deben recibir instrucciones e información detallada de manera que puedan comprender, entender y revisar fácilmente.
Aquí es donde entra en juego la gestión eficaz de los conocimientos. Las empresas pueden recopilar toda la información necesaria en una base de conocimientos. Soluciones como KMS Lighthouse pueden ser usadas para consolidar efectivamente la información y hacerla fácilmente accesible a los usuarios. Por ejemplo, la información de los libros de mano, los manuales, las mejores prácticas y los procedimientos operativos estándar pueden colocarse en un lugar central. La plataforma se puede navegar y buscar fácilmente utilizando un lenguaje natural, de modo que los usuarios puedan encontrar rápidamente cualquier información sobre un tema o una categoría de negocios en particular que busquen. Como portal de autoservicio, KMS Lighthouse permite a los usuarios maximizar su propio tiempo y les ayuda a no interrumpir a otros trabajadores.
Cursos y Webinars
Las empresas también deberían considerar la posibilidad de ofrecer oportunidades de aprendizaje más convencionales. Pueden ofrecer cursos en línea y seminarios web que los empleados pueden tomar a su propio ritmo y tiempo. Puede que las empresas ni siquiera necesiten crear el contenido de los cursos desde cero.
Muchos proveedores de aplicaciones en la nube también tienen ahora sus propios cursos de aprendizaje que guían a los nuevos usuarios en el uso de su software. Estos deberían ayudar a los empleados a conocer rápidamente cómo utilizar cualquier nueva aplicación que puedan necesitar utilizar. También es posible suscribirse a plataformas de aprendizaje de terceros como Udemy y LinkedIn Learning.
Para un contenido más específico del contexto, las empresas pueden crear sus propios programas y materiales. La mayoría de las herramientas de videoconferencia como Zoom y Meet ahora tienen características de seminario web y de aula que les permiten transmitir vídeo, compartir pantallas e interactuar con los participantes.
Actividades sociales de fomento de la cultura
Las empresas también deberían considerar el elemento humano. Los programas de embarque efectivos también buscan incorporar el aspecto social de la transición. El trabajo a distancia se ha citado para contribuir a los sentimientos de aislamiento de los empleados. Si bien es fundamental que la fuerza de trabajo sea productiva lo más rápido posible, también es importante que las empresas encuentren formas de involucrar a sus empleados y crear confianza.
Para que los programas de entrenamiento sean un poco más ligeros, pueden ser jugados donde los que completen más sesiones o tengan mejor puntuación en los exámenes y pruebas pueden ser recompensados con reconocimiento y regalos. La cultura de la compañía también puede ser reforzada aunque todos trabajen a distancia. La celebración de ayuntamientos virtuales y eventos en línea puede ayudar a conectar a la gente digitalmente. También se pueden usar como formas de promover una idea o valor que la empresa quiera reforzar.
Por qué es importante el entrenamiento
No todas las empresas estaban preparadas para manejar el cambio repentino al trabajo a distancia. Sólo más de una quinta parte de las empresas afirman haber estado totalmente listas para el trabajo remoto antes de que comenzaran los cierres mundiales. Si bien las aplicaciones basadas en la nube han ayudado enormemente a las empresas a construir una infraestructura capaz que permite a los trabajadores funcionar a distancia, lograr el nivel de productividad necesario no ha sido precisamente fácil.
Esta preocupación es bastante similar a cuando los nuevos empleados de una empresa tienen que aclimatarse a su nuevo entorno. A menudo toma semanas o incluso meses para que los trabajadores se instalen y sean realmente productivos en sus funciones.
Con las formas de trabajo de las empresas al revés, todo el mundo tiene que aclimatarse a la nueva normalidad. Los trabajadores tendrán que conocer y recibir formación sobre las nuevas modalidades de trabajo, los instrumentos y soluciones que se utilizarán y los procesos y políticas actualizados necesarios para la gestión y la dirección.
Lo que se puede lograr
Las empresas están obligadas a sentir el crujido causado por la pandemia. Poner a su fuerza de trabajo al día en la nueva normalidad será vital para su éxito. Algunas organizaciones pueden incluso tener que reorganizar sus operaciones o cambiar todo su enfoque para hacer las cosas.
La capacitación digital puede ayudar a las empresas a reanudar la productividad lo antes posible. Mediante una gestión eficaz de los conocimientos y la incorporación a la empresa, se puede dotar a los trabajadores de los conocimientos esenciales sobre cómo funcionar mientras trabajan en línea.
Al asegurar la continuidad a través de la productividad, las empresas pueden entonces avanzar hacia iniciativas más estratégicas y explorar nuevas formas de prosperar en un entorno post-COVID-19.
