¿Cuál es la diferencia entre BPO y outsourcing? ¿Y cómo pueden estos dos mejorar su función administrativa? Nuestra lista de beneficios y datos sobre el soporte administrativo debería aclararlo.
Cómo las empresas pueden beneficiarse de la subcontratación de back-office
BPO (Business Process Outsourcing) es uno de los formatos de outsourcing. Con BPO, externalizas todo el servicio sin pensar en cómo montar tu equipo. Y a diferencia de la subcontratación, el contrato de BPO no tiene presupuestos fijos ni plazos establecidos.
La subcontratación de procesos comerciales se divide en dos tipos principales: BPO de front office y back office. Mientras que los equipos de front office están directamente involucrados en la generación de ingresos (como marketing o ventas), los representantes de back office realizan tareas administrativas diarias. Por lo tanto, contabilidad, TI, cumplimiento, recursos humanos, operaciones y otros departamentos se refieren a procesos administrativos.
Y, si las organizaciones externalizan los servicios de apoyo, obtienen ciertos beneficios. (Spoiler: el principal es la rentabilidad, pero le dejaremos más espacio en la siguiente sección). Pero aquí hay varias ventajas más que trae BPO back-office:
- Obtiene cobertura profesional de tareas rutinarias. No hay necesidad de buscar, contratar y mantener un equipo interno. Con la opción BPO, obtiene a bordo a los mejores especialistas y tecnologías avanzadas.
- Puede concentrarse en las tareas principales. Si bien los profesionales adoptan una o varias funciones de apoyo, los gerentes pueden concentrarse mejor en tareas generadoras de ingresos y ser más productivos.
- Usted controla los riesgos comerciales relacionados con la rotación de empleados. Dado que BPO involucra un contrato, cubre la inconsistencia y la incertidumbre con una fuerza laboral que a veces puede traer un departamento interno.
- Obtiene flexibilidad para escalar su equipo administrativo. Con BPO, puede hacer crecer su negocio y, en consecuencia, la demanda mensual de servicios de soporte. Y esto es posible sin gastar su tiempo y dinero en reclutar.
Ahora volvamos al beneficio más destacado de la externalización de tareas administrativas.
La subcontratación de procesos comerciales administrativos es rentable
Estos son los costos que puede reducir al subcontratar tareas administrativas para su empresa:
- Usted paga menores costos de mano de obra. Casi todas las empresas de externalización de back office operan en un país con un menor costo de vida y, en consecuencia, menor remuneración por servicios. Y para usted, esto significa que el costo de los servicios subcontratados será significativamente menor en comparación con emplear el mismo equipo interno.
- No gastas dinero en reclutar. Elaborar descripciones de funciones, colocarlas en portales de empleo, entrevistar a candidatos e incorporar nuevos miembros del equipo requiere la participación profesional del equipo de recursos humanos. Tendrás que esperar a que se reúna el equipo y, sobre todo, tendrás que pagar.
- Ahorras en alquileres. Al elegir el PBO, no necesita pagar por los locales de oficina en su región. Y las ubicaciones deslocalizadas aprovechan los costos comparativamente bajos del espacio de trabajo. Por ejemplo, el BPO de la mesa de ayuda puede costar hasta un 15% menos que si contrata un equipo interno de soporte técnico.
10 datos sobre back-office BPO y outsourcing que pueden ayudar a su empresa a crecer
Ya sea que considere emplear un departamento interno o contratar a un socio de subcontratación del proveedor de servicios administrativos, hay diez cosas más que debe saber sobre BPO.
- Los proveedores de BPO experimentados ofrecen servicios de alta calidad. Su equipo dedicado de ingenieros de TI, contadores o agentes de atención al cliente administrará las tareas de su empresa de manera excelente. Porque esa es su experiencia e interés profesional, y no dudes que están preparados para aceptar retos profesionales.
- BPO funciona mejor para las PYMES. Aunque todos los dueños de negocios pueden aprovechar las funciones administrativas de la subcontratación, esta opción es especialmente beneficiosa para las pequeñas y medianas empresas. Eso se debe a que estas empresas tienen presupuestos limitados pero aún necesitan cubrir operaciones esenciales.
- Muchas empresas ya utilizan BPO. Tal vez sientas que perteneces a aquellos que dan los primeros pasos hacia la subcontratación de tareas administrativas. Pero en realidad, muchas empresas han tenido éxito debido a su decisión de delegar el flujo de trabajo de rutina a los profesionales. Y la industria de back-office BPO se ha vuelto más popular.
- BPO ayuda a las nuevas empresas a competir con empresas experimentadas. Los grandes actores del mercado pueden permitirse contratar numerosos departamentos con los mejores profesionales. Pero una vez que las nuevas empresas consideran la optimización de costos con BPO, pueden competir con empresas más destacadas en la misma industria. Eso es porque pagan menos por especialistas del mismo nivel.
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- Las empresas de outsourcing profesional garantizan la protección de datos. Si cree que un proveedor externo puede comprometer sus datos confidenciales o la información privada de sus clientes, solo necesita encontrar el proveedor de BPO adecuado. El cumplimiento del RGPD europeo (Reglamento general de privacidad de datos), la CCPA de EE. UU. (Ley de privacidad del consumidor de California) y otras regulaciones es obligatorio para muchas empresas.
- Puede delegar no solo las tareas actuales a los proveedores de BPO. La primera idea que le viene a la mente con respecto a BPO es la externalización de los servicios básicos de back-office que deben prestarse día a día. Pero si tiene algunas tareas pendientes como anotar archivos o digitalizar documentos, pruebe también con BPO. Incluso si esto parece un proyecto de una sola vez en lugar de una cooperación a largo plazo.
- Puede aprovechar otros servicios disponibles para la subcontratación. Solo necesita comenzar la experiencia BPO para ver cómo puede ser compatible con su negocio. Tal vez la idea de subcontratar otra función administrativa suene primitiva; a veces, los dueños de negocios pierden esta oportunidad. A menudo, delegan las tareas más complejas, pero ¿por qué no cambiar el enfoque?
- Las empresas de outsourcing a menudo aseguran disponibilidad 24/7. La disponibilidad las 24 horas del día de sus especialistas de back-end puede ser muy eficaz para los equipos de diferentes zonas horarias. Una vez que su director ejecutivo con sede en EE. UU. necesite un informe financiero, estará listo. O, si su gerente de marketing de Austria tiene problemas para acceder a los archivos corporativos a través del servicio en la nube, el representante de soporte de TI está aquí para ayudarlo.
- Todavía tendrá una comprensión clara de todos los procesos. Si cree que, por ejemplo, delegar su servicio financiero o de TI en una empresa de terceros es arriesgado, intente hacerlo de otra manera. Porque tener un equipo dedicado de profesionales y un software de primer nivel para procesar sus pagos y monitorear posibles vulnerabilidades hará que el flujo de trabajo sea más transparente.
- Accederás a una mayor cantera de talentos. Lo más probable es que profesionales con experiencia en tu ciudad ya trabajen para otra persona. Y difícilmente se les puede cazar con mayores sueldos hasta ahora. Pero esto no significa que no pueda aprovechar la experiencia porque, con BPO, los trabajadores altamente calificados estarán felices de brindar sus servicios a su empresa.
Ultimas palabras
La subcontratación de procesos comerciales back-end ofrece muchas ventajas, incluida la reducción del costo de mano de obra, el aprovechamiento de la tecnología avanzada, el beneficio de la alta experiencia, la reducción de los riesgos de rotación de empleados y más. Por lo tanto, vale la pena probar esta opción especialmente para las nuevas empresas y las pequeñas y medianas empresas, ya que las ayudará a competir con jugadores más destacados y crecer.
