IA para la sobrecarga de correo en papel: dos casos de uso

Para bien o para mal, el papel suele ser el mínimo común denominador a la hora de capturar y almacenar esta información en la empresa.

Las ineficiencias en el procesamiento y la distribución de este correo a los miembros del equipo pueden desafiar los requisitos de cumplimiento, privacidad y seguridad de la información de la empresa. COVID ha presionado aún más a las empresas para avanzar hacia la digitalización, pero una gran variedad de información importante está atrapada en papel físico.

Según un estudio de transformación del lugar de trabajo de Iron Mountain/IDG, el 86 % de las organizaciones decir es «muy importante» lograr un entorno de papel ligero. Los beneficios son claros. Los documentos digitales pueden:

• Ahorre tiempo y mantenga a los empleados más comprometidos cuando la información se encuentra más fácilmente
• Fomentar un mayor intercambio y colaboración entre empleados y equipos.
• Facilitar el intercambio de datos e información con empleados remotos
• Desbloquee información oculta en documentos en papel
• Cuesta menos almacenar, mantener y ubicar que los documentos en papel

Entonces, ¿por qué tantas organizaciones se esfuerzan por pasar a entornos de papel ligero incluso cuando el 94% de encuesta los encuestados han considerado mover sus registros fuera del sitio? ¿Por qué el 90% de las empresas mantienen sus registros en papel en el sitio, pero menos de la mitad accede a ellos regularmente?

Uno de los principales contribuyentes a los documentos en papel de una organización son los grandes volúmenes de correo en papel que llegan todos los meses. En el caso de la información externa de proveedores, vendedores y clientes, puede ser casi imposible forzar los estándares digitalizados, y las empresas deben manejar el complicado trabajo de la digitalización en su propia sala de correo.

¿Qué es una sala de correo digital?

Una sala de correo digital tiene como objetivo traducir los documentos en papel entrantes en documentos digitales, fácilmente accesibles, localizables y enriquecidos con información relevante. El trabajo pesado inicial involucrado en la creación de una sala de correo de este tipo es la previsión humana, es decir, determinar:

• ¿Cuáles son las principales categorías de documentos que recibimos en una semana o mes determinado? ¿Tenemos una ontología existente para estos documentos, y es lo suficientemente buena para servir a nuestros propósitos futuros, o tenemos que revisarla?
• ¿Cuáles son las piezas críticas de información en cada uno de estos documentos y cómo podemos entrenar a la IA para identificar esta información? Por ejemplo:
  • Facturas: Entidad o persona pagadora, datos de la cuenta bancaria, datos de la dirección, producto o servicio adquirido, etc.
  • Avisos legales: Entidad remitente de persona, departamento o destinatario, etc.
• ¿Qué tipo de información sería útil para enriquecer estos documentos? ¿Qué nos ayudaría a encontrar los documentos correctos y ver patrones útiles en nuestros datos a lo largo del tiempo? Por ejemplo:
  • Ontologías: Los documentos se dividen en categorías y subcategorías, y
  • Puntuaciones: Los avisos legales vienen en diferentes niveles de riesgo. Las facturas vienen con diferentes niveles de urgencia. Todo tipo de documentos se pueden adjuntar con un proceso de puntuación de «rojo, amarillo, verde» o «1 a 5 estrellas» para ayudar a los humanos a priorizarlos, procesarlos o buscarlos.
  • Etiquetas: Es posible que los documentos necesiten más etiquetas de forma libre para buscar con el tiempo. Esto podría incluir etiquetas para usuarios específicos, departamentos, términos y temas específicos (por ejemplo, facturas para partes particulares, acuerdos legales con cláusulas específicas, etc.), etc.

Después de la previsión humana y a través de un sólido proceso de capacitación a lo largo del tiempo, la IA es capaz de extraer automáticamente información relevante y agregar etiquetas, puntuaciones, grupos de ontologías y más relevantes. Esto puede proporcionar transparencia inmediata en los documentos entrantes y la empresa recibe y, potencialmente, incluso una capacidad predictiva para comprender los patrones de los flujos de documentos dentro de una organización, arrojando luz sobre una parte sustancial y opaca de los flujos de datos de una empresa. Hemos explorado este tema con mayor profundidad en nuestro artículo más extenso sobre búsqueda y descubrimiento de documentos.

Hipotéticamente, con una sala de correo digital, los líderes empresariales pueden:

• Reduzca la avalancha de correo en papel que ingresa a sus oficinas para que sus empleados puedan concentrarse en sus actividades principales
• Permita que sus empleados accedan a mucho más de su correo cuando y donde lo necesiten
• Proteja y controle mejor el correo que llega a sus oficinas a través de sólidos controles de acceso y reglas de seguridad hasta el nivel de los metadatos

Los estudios de caso a continuación son proporcionados por Iron Mountain, y las afirmaciones aquí no representan afirmaciones de Emerj. Dicho esto, los casos de uso en sí mismos son ejemplos útiles de flujos de trabajo específicos de la sala de correo en los que la IA puede influir positivamente y deberían servir para ayudar a los lectores a detectar sus propias áreas potenciales de oportunidad de la IA:

1. Estudio de caso: Agencia Estatal de Desempleo

Desafío

Las agencias estatales de desempleo enfrentaron cambios y desafíos sin precedentes en 2020. En medio de los cierres, el distanciamiento social y el rápido aumento de los casos de COVID-19, las recesiones macroeconómicas obligaron a los empleadores a reducir su fuerza laboral, dejando a millones sin trabajo. Las solicitudes de desempleo en esta agencia estatal de desempleo aumentaron de 1,000 por día antes de la pandemia a 27,000 solicitudes diarias, con excepciones que se dispararon a 1,500 por día. El equipo de empleados de la agencia se vio abrumado rápidamente por los reclamos entrantes. Mientras navegaban por su propio entorno de trabajo de solo acceso remoto, se esforzaron por satisfacer la creciente demanda de beneficios por desempleo y apoyar a los trabajadores desplazados de su estado.

La agencia estatal de desempleo necesitaba una solución que les ayudara a apoyar mejor a los ciudadanos de su estado. Analizaron cómo la digitalización podría ayudarlos a coordinar su procesamiento de reclamos de desempleo estándar y excepcionales. Se volvieron hacia Iron Mountain.

Solución

Para hacer frente a la demanda en rápido aumento de apoyo de beneficios de desempleo del estado, Iron Mountain se mudó rápidamente con su servicio de sala de correo digital. La agencia estatal de desempleo instruyó a los servicios postales para redirigir el correo de la agencia a Iron Mountain, donde su equipo de expertos aprovechó la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear sus documentos e indexarlos, haciéndolos totalmente accesibles para los empleados remotos con exceso de trabajo de la agencia.

Después de revisar cada solicitud de desempleo escaneada para verificar su precisión, integridad y cumplimiento con los requisitos de la agencia, Iron Mountain ingirió los documentos digitalizados en su repositorio de almacenamiento seguro en la nube, Iron Mountain InSight®. Luego, el equipo aplicó un campo de metadatos para los números de Seguro Social del reclamante para que la agencia pudiera identificar rápidamente las reclamaciones excepcionales.

Iron Mountain afirma que luego puso los reclamos, incluidos los reclamos de excepción, a disposición de los empleados remotos de la agencia para que pudieran continuar con su trabajo incluso mientras la pandemia avanzaba. Iron Mountain afirma haber trabajado también con la agencia estatal de desempleo para determinar los requisitos de retención y destrucción de documentos para mantener bajos los costos de almacenamiento para la agencia estatal. “No es necesario guardar todo”, dice el gerente de proyectos de Iron Mountain, Alexander Lomakin. “Algunos documentos deben guardarse durante un período de tiempo determinado, pero no indefinidamente. Una vez digitalizados, la copia física se puede destruir para otros documentos. Esto ayuda a liberar espacio y ahorrar papel”.

Resultados

Supuestas capacidades adquiridas por la agencia de desempleo:

• Busque y acceda a su correo en papel desde una ubicación central segura
• Satisfacer los requisitos de cumplimiento y privacidad de la agencia
• Ahorre tiempo y recursos buscando y procesando documentación de reclamo de desempleo
• Aborde los nuevos desafíos que enfrentan los empleados que trabajan desde casa

Con Digital Mailroom, Iron Mountain afirma haber brindado a la agencia estatal de desempleo una solución que podría ayudar a su fuerza laboral remota a cumplir con los requisitos de procesamiento de reclamos a tiempo. Al digitalizar los reclamos de excepción y permitir que los empleados los procesen digitalmente, Iron Mountain trasladó al personal de la agencia a un proceso más eficiente que, a su vez, apoyó mejor a los ciudadanos del estado, ya que muchos de ellos navegaron el proceso de reclamo de desempleo por primera vez.

2. Estudio de caso: empresa de bienes raíces comerciales

Desafío

El 23 de marzo de 2020, el Reino Unido entró en cuarentena para frenar la propagación de COVID-19. La orden de refugio en el lugar desafió los modelos comerciales en todo el país. Para una empresa multinacional de bienes raíces comerciales con sede en el Reino Unido, los bloqueos significaron que ya no podían acceder a su correo en papel y a los cientos de miles de libras que llegaban con los pagos que enviaban sus clientes. La empresa luchó por encontrar una solución para mantener los requisitos críticos de cumplimiento relacionados con su correo.

La firma de bienes raíces comerciales de 50,000 empleados se vio obligada a actuar. Tres empleados senior comenzaron a procesar el correo de la empresa en sus once ubicaciones. Luego, la empresa acudió a Iron Mountain y solicitó soluciones para procesar los pagos con cheque en un plazo de cinco días hábiles. Preguntaron sobre una solución que pudieran escalar globalmente.

Solución

A pesar de que los competidores de renombre presionaron mucho con sus soluciones, Iron Mountain ganó la oferta debido a la profunda experiencia de la empresa en los esfuerzos de transformación digital global a largo plazo. El equipo de Iron Mountain trabajó con los empleados de la empresa y propuso el Servicio de sala de correo digital de Iron Mountain, trabajando en talleres con el equipo del cliente para garantizar la claridad en torno a los componentes clave y los términos de la solución. Poco después, la empresa de bienes raíces comerciales implementó la solución de Iron Mountain y comenzó a redirigir su correo a las instalaciones seguras de Iron Mountain, donde se podía escanear e indexar antes de distribuirlo. Juntos, el equipo trabajó en los permisos dentro del sistema para que las personas adecuadas pudieran acceder a los documentos correctos en el momento adecuado.

Resultados

Iron Mountain afirma que su solución Digital Mailroom ahora digitaliza el correo en papel de la empresa de bienes raíces comerciales. El correo se enruta a las personas adecuadas a través del acceso a su solución. Iron Mountain también afirma que la solución produjo 7000 imágenes en 834 documentos, con un promedio de 8,4 páginas por documento por día. La solución ha ganado una amplia aceptación en las operaciones del cliente y ahora están en conversaciones para escalar la solución a una mayor extensión de su empresa.

Beneficios supuestos:

• Capacidades de búsqueda simples y rápidas para correo digitalizado
• Recuperación de correo digitalizado desde una ubicación central segura
• Ahorro de tiempo y recursos en la búsqueda y procesamiento de correo en papel
• Controles de privacidad y seguridad de la información líderes en la industria de Iron Mountain