BLos sistemas I son una parte absolutamente integral de los negocios modernos. Permiten a las empresas gestionar el creciente volumen de datos, administrar los registros comerciales y hablar con los clientes y socios.
Con un poderoso sistema de BI, todo lo que necesita es una sola pantalla para orquestar todas las partes de la operación de su negocio y administrar sus recursos. Y lo que es más importante, los sistemas de inteligencia de negocios dan una visión contextual justo cuando las compañías los necesitan.
Y sin embargo, es difícil mantener un control de todos los canales a través de los cuales se mueven los datos de los sistemas de BI. Especialmente cuando la pandemia golpea. De repente, las compañías tuvieron que repensar la forma en que salvaguardan y usan su inteligencia comercial.
Los datos cruciales se encuentran en los sistemas de BI. Por eso es importante asegurarnos de que los mantenemos en línea con el complejo cumplimiento de la normativa.
Cumplimiento de los sistemas de inteligencia comercial
Los sistemas de inteligencia artificial permiten conocer los datos del pasado y anticiparse a los acontecimientos futuros. También permiten gestionar los proveedores y contratistas, así como los documentos controlados.
Por otro lado, los grandes datos son difíciles de domar.
Para garantizar una estrategia adecuada de GRC (gobernanza, riesgo, cumplimiento), las empresas deben comprender dónde se almacena este inmenso volumen de datos y cómo, quién tiene acceso a ellos y qué escollos deben evitar las empresas.
Cuanto mayor sea el volumen de datos, mayores serán las posibilidades de que el incumplimiento se escurra por las grietas. Añade a esto la naturaleza no estructurada de los datos, y se vuelve extremadamente importante asegurarse de que todo está en orden.
Afortunadamente, las empresas pueden recurrir a algunas de las funcionalidades innatas de los sistemas de BI para reducir el riesgo de incumplimiento. He aquí las características cruciales que las empresas deben poner en práctica, ya sea a través de sus sistemas de BI o de terceros proveedores, para garantizar el pleno cumplimiento de la gestión de sus registros.
Los metadatos son esenciales para el descubrimiento y el litigio
El descubrimiento ha cambiado en la última década, a medida que han surgido nuevos canales de comunicación, aplicaciones y software empresarial. Con tal diversidad de fuentes de información, es probable que se pida a las empresas que produzcan pruebas específicas.
Sin metadatos, poco se puede hacer para probar la autenticidad de los datos. La información se puede atenuar o eliminar fácilmente, eliminando cualquier posibilidad de probar la autenticidad de sus registros comerciales y, en consecuencia, de sus decisiones comerciales.
Por ejemplo, si nos fijamos en la gestión de la cadena de suministro, querrá conservar los registros de los pedidos realizados, las confirmaciones de los recibos, las confirmaciones de las fechas de entrega, etc. Esto no le ayudará a identificar los puntos de fricción en su cadena de suministro, pero también le permitirá demostrar cuándo se hicieron estos registros, dónde se almacenaron, quién los creó y quién ha accedido a ellos. Todo esto puede resultar vital en caso de procedimientos judiciales, por lo que deberá asegurarse de que puede demostrar la autenticidad de cada transacción.
Los grandes datos requieren la capacidad de búsqueda
El volumen de datos sigue creciendo año tras año. Y además del volumen, el número de fuentes de datos también sigue creciendo.
En promedio, las empresas necesitan unir la información de los medios sociales, las aplicaciones de mensajería instantánea, los ERP, los CRM, el software de gestión de recursos humanos, así como de los correos electrónicos (tanto internos como externos), los sistemas de inteligencia de mercado y más.
Trabajar con toda esta información manualmente es imposible.
En cambio, las empresas necesitan tener una base de datos de información fiable y con capacidad de búsqueda en la que puedan encontrar fácilmente los trozos de información pertinentes con rapidez. Sólo de esta manera pueden seguir siendo competitivas en un mercado que evoluciona rápidamente.
Depósito de datos centralizado
El volumen cada vez mayor de datos también pone de relieve los problemas que se suelen encontrar en los silos de datos de las empresas, en los que la información de cada vertical empresarial se mantiene en su propia base de datos separada, con diferentes programas informáticos, herramientas y aplicaciones, todos ellos generando datos, pero comunicándose muy poco entre sí.
Antes de que las empresas puedan hacer un uso adecuado de la potencia de los grandes datos, es importante trazar un mapa de los datos que se encuentran en cada una de las verticales y determinar si hay que hacer un análisis si estos silos verticales se desbloquearon y los datos se almacenaron en una base de datos centralizada.
El problema de los silos de datos es la falta de comunicación entre las funciones comerciales cruciales. Esto podría haber sido posible antes, pero puede resultar devastador para las empresas que operan en el mercado actual.
Si la alta dirección carece de información (que por cierto ya existe en la arquitectura de información empresarial, pero es invisible), podría tomar una decisión que no se basa en la totalidad de los datos.
Para abordar estas cuestiones, las empresas pueden entrelazar todos estos puntos de datos, reuniéndolos y capturando, recogiendo y almacenando todos estos datos en un único depósito.
Por ejemplo, en lugar de mantener cada canal de comunicación por separado, las empresas pueden crear un único archivo que podría supervisar y registrar todas las comunicaciones que se produzcan en los canales de la empresa. De esta forma, las empresas podrían tener todos sus correos electrónicos, la información de sus cuentas de Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram, o su archivo WhatsApp, y los canales de comunicación similares sincronizados y registrados automáticamente en un único archivo con capacidad de búsqueda.
Como resultado, las empresas tendrían a su alcance todas las comunicaciones exteriores y no sólo serían advertidas de posibles incidentes, sino que también mantendrían una vigilancia continua de su cumplimiento y podrían prepararse rápidamente para las solicitudes de recuperación de datos que lleguen.
BI debe soportar una variedad de formatos de datos
Los datos con los que las empresas tratan hoy en día a menudo no están estructurados y se presentan en numerosos formatos, que a veces pueden ser incompatibles.
La migración desde los sistemas y bases de datos heredados puede ser particularmente difícil, ya que las empresas corren el riesgo de perder información que podría haber resultado bastante útil cuando se utilizaba en un sistema sólido de BI y proporcionaba una inteligencia comercial competitiva.
Con ese fin, las empresas que buscan perdurar necesitan establecer una estrategia de información que les ayude a identificar los formatos de datos con los que han operado, que utilizan actualmente y algunos formatos que necesitarán apoyar en su estrategia a mediano y largo plazo. Esto permite avanzar en la dirección correcta, eligiendo proveedores y aplicaciones que encajen con los sistemas existentes, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de las normativas.
El caso es que, como regla general, las disposiciones de cumplimiento de las leyes de conservación de registros exigen que la información se conserve en el formato original o se divulgue en un formato determinado. Esto significa que las empresas podrían tener dificultades de incumplimiento en los casos en que sus registros no puedan entregarse a tiempo a las autoridades competentes debido a la incompatibilidad entre las fuentes de datos y los formatos que apoyan. Por lo tanto, es conveniente tener en cuenta el cumplimiento en sus estrategias de información actuales y futuras.
Una vez que las empresas tengan en cuenta estos requisitos, podrán cumplir con el cumplimiento y hacer un uso mucho mejor de sus sistemas de BI. Estos esfuerzos requieren recursos, pero es la única manera de que las empresas se aseguren de que sus datos estén debidamente protegidos y de acuerdo con las regulaciones.
