Las empresas manejan diversos datos, desde sus archivos hasta datos de consumidores potencialmente confidenciales. Es imperativo mantener estos datos seguros, no solo por la salud de su empresa, sino también porque es un requisito legal en muchas partes del mundo.
¿Las empresas necesitan una política de protección de datos?
Dependiendo de la ubicación, una empresa puede requerir legalmente una política de protección de datos. Sin embargo, el incumplimiento de tales leyes puede resultar en multas administrativas, que todos los dueños de negocios quieren evitar. Los ejemplos incluyen la UE Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Aún así, las violaciones de datos alcanzaron un costo promedio global de $ 4,24 millones en 2021, destacando la importancia de desarrollar una política de privacidad. Todas las empresas deben conocer sus datos, su confidencialidad y quién tiene acceso a ellos.
La forma en que las personas usan los datos también está cambiando, lo que hace que una política de protección sea aún más importante. Por ejemplo, las empresas pueden necesitar mover datos entre aplicaciones de software, localidades y entornos a medida que expanden sus negocios. A veces, las empresas pueden almacenar datos en diferentes países, sometiéndolos a diferentes leyes.
En el caso de una transferencia de datos a un lugar fuera de la región específica, las regulaciones aún pueden aplicarse. Por ejemplo, el RGPD rige las empresas en la Unión Europea; si transfieren datos fuera de la UE, el RGPD viaja con ellos. Tener una política para su negocio le asegura que puede cumplir con todas las regulaciones que necesita.
Las políticas de protección de datos también garantizan que su empresa solo procese los datos personales que necesita y almacene los datos necesarios. También cubren las transferencias de datos personales y garantizan la máxima protección en caso de movimiento o ciberataque.
¿Cuáles son los 7 principios de la protección de datos?
Todas las empresas, incluidas las pequeñas empresas, deberían tener una política de protección de datos. La Comisión Europea enumera siete principios de regulación de protección de datos en el RGPD.
Gobiernan cosas como el acceso a los datos, la transparencia, la seguridad y la recopilación. Aunque solo algunas empresas deben cumplir con el RGPD, estos principios pueden proporcionar pautas útiles.
Todas las empresas deben cumplir con estos principios si operan en Europa y tratan con ciudadanos europeos. Dicho esto, aquí están las siete normas de protección de datos y las directrices del RGPD.
1. Legalidad, equidad y transparencia
Un bien centro de datos debe tener una razón viable para la recopilación y el procesamiento de datos. Las razones viables incluyen las siguientes:
- Cumpliendo un contrato.
- Proporcionar una obligación legal.
- Realización de una tarea en interés público o porque el usuario le ha dado su consentimiento.
El consentimiento es esencial; muchas empresas piden a sus consumidores que acepten la política de privacidad.
2. Limitación de la finalidad
Cuando recolectando datos, debe hacerlo con fines explícitos. Por ejemplo, solo debe recopilar información de identificación personal si la necesita para fines transaccionales, y debe comunicar este propósito al cliente a través de un aviso de privacidad. Después de eso, no puede usar los datos para otro propósito.
Para esto, debe realizar una clasificación de datos, sabiendo qué datos necesita, posee y para qué los utilizará su empresa.
3. Minimización de datos
Del mismo modo, debe recopilar solo los datos más pequeños que necesite para fines relevantes. Por ejemplo, si está creando una lista de correo para marketing por correo electrónico, solo necesita solicitar el nombre y la dirección de correo electrónico del suscriptor; solicitar una dirección de casa es irrelevante.
Esto puede ayudar con el procesamiento de datos de su empresa al eliminar categorías irrelevantes. También protege al cliente.
4. Precisión
Toda la información que tenga sobre un sujeto de datos debe ser precisa y actualizada. Es necesario tener auditorías frecuentes que verifiquen la calidad de los datos almacenados.
5. Limitación de almacenamiento
El procesamiento de información personal a veces tiene limitaciones de tiempo. Particularmente con información confidencial, mantener los datos en el archivo solo puede ser necesario por un tiempo. sin embargo, el RGPD estipula que debe justificar el tiempo que pretende almacenar los datos del usuario, por lo que, eventualmente, debe anonimizar los datos que no están en uso activo.
6. Seguridad
El RGPD describe un «principio de integridad y confidencialidad, un llamado a la seguridad». Por lo tanto, es vital contar con medidas de seguridad sólidas para evitar la pérdida y el robo de datos y utilizar un centro de datos confiable.
Los datos se roban todo el tiempo, por lo que las empresas deben hacer todo lo posible para protegerse contra ellos. El cifrado de datos mantiene segura la información personal de los consumidores, pero las empresas deben considerar métodos de prevención de pérdida de datos físicos. Otra opción es utilizar un centro de datos privado, pero tenga en cuenta que existe una gran diferencia entre los niveles de seguridad de centros de datos públicos y privados basados en la nube.
Es esencial cubrir todas las bases y proteger la información a lo largo de todo el ciclo de vida de los datos de las actividades de procesamiento; desde la recopilación de datos hasta su eliminación, es responsabilidad de la empresa mantener la privacidad del consumidor.
7. Responsabilidad
Una empresa puede afirmar que tiene implementadas todas las prácticas de seguridad pertinentes sin hacerlo realmente. Evitando la protección de datos pone en riesgo a los consumidores de pérdida de datos, y la empresa todavía puede afirmar que estaba haciendo todo bien. Es necesario mantener registros de las actividades de procesamiento para demostrar que todo cumplió con la política.
