Hace muchos años, una máquina de fax física casi siempre se consideraba un elemento básico en las empresas e incluso en los hogares. Era una de las mejores formas de enviar un mensaje a un receptor de todo el mundo, especialmente en aquel entonces, cuando Internet aún no era tan eficaz como lo es ahora y los teléfonos inteligentes todavía no existían.
Sin embargo, hoy en día, es posible que la máquina de fax física ya no se utilice ampliamente debido a los diferentes avances tecnológicos. Pero las entidades pronto pueden comenzar a considerar la integración de una forma nueva y mejorada del medio. Llamado servicio de fax en línea, ofertas como el servicio de fax de Google y otros se están volviendo más populares y los empresarios comienzan a considerarlos como una opción viable para ayudar en sus operaciones comerciales.
Como sugiere su nombre, registrarse en un servicio de máquina de fax en línea a través de un sitio web o aplicación móvil le permite enviar un mensaje de fax a través de Internet desde su teléfono o computadora. Esto trae consigo muchas ventajas posibles que son útiles tanto para uso personal como comercial.
Este artículo analiza los beneficios percibidos de hacer uso del servicio de fax en línea. Siga leyendo para obtener más información sobre ellos.
1. Proporciona un medio seguro para la comunicación
Se cree que uno de los mayores enemigos de los correos electrónicos y los mensajes de chat en la actualidad es el robo de identidad y la violación de datos. De hecho, la tecnología es importante en la transmisión rápida de información, pero también la hace mucho más susceptible a los estafadores en línea. Esto sucede si confía demasiado en métodos relativamente obsoletos y propensos a los piratas informáticos. Pero con las funciones actualizadas que poseen los sistemas de fax en línea, pueden ayudar a mantener la información de su empresa protegida en todo momento.
Si tiene que hablar con empleados que residen en el extranjero o que trabajan de forma remota, un sistema de fax en línea puede ser una buena solución. Con este tipo de tecnología, la información confidencial se cifra correctamente durante la transmisión de mensajes. Esto mantiene la información protegida hasta que el documento llega a su destinatario.
Se utiliza una contraseña segura a la que solo puede acceder el receptor. En muchos casos, estas contraseñas también se proporcionan y cambian para cada documento o mensaje enviado para una capa adicional de seguridad.
2. Los servicios de fax en línea son rentables
Si la mensajería de fax ha sido durante mucho tiempo parte de sus procesos comerciales, entonces encontrará que el cambio a un sistema de fax en línea es aplicable y viable para sus operaciones comerciales. En primer lugar, es un sistema económicamente sólido a largo plazo.
Debido a que ahora utiliza servicios de almacenamiento en la nube, esto significa que ya no produce desperdicios de papel. Los costos de mantenimiento de una máquina de fax física también serían inexistentes, ya que estará haciendo todo a través de la web. Esto puede llevar a la reducción de los gastos operativos de su empresa y ayudar a ahorrar mucho dinero a su empresa.
3. Los procesos se simplifican y se hacen más convenientes
Se cree que los servicios de fax en línea brindan eficiencia y conveniencia a las empresas que los utilizan. Puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo haciendo posible la facilidad para hacer negocios.
Se puede acceder a él desde cualquier lugar siempre que tenga el sitio web y la aplicación instalados en su teléfono o dispositivo junto con una conexión bien protegida. No es necesario que se encuentre en una ubicación física con una máquina de fax física para poder enviar y procesar un mensaje.
Esto es muy conveniente y eficiente en el tiempo, ya que reduce la necesidad de ir a la oficina solo para enviar un fax, o esperar hasta tener acceso a uno para poder continuar con las comunicaciones comerciales importantes. Más aún, incluso puede recibir, firmar y enviar estos documentos fácilmente sobre la marcha. Esto es perfecto para su fuerza laboral, especialmente aquellos que trabajan de forma remota para usted y su productividad.
4. Permite una fácil organización y gestión de documentos oficiales
Digamos, por ejemplo, que recibe alrededor de cien mensajes de fax diferentes al día. ¿Cómo va a organizarlos de tal manera que tenga un sistema adecuado en su lugar? Además, estos mensajes de fax a menudo se imprimen en papel térmico, muy parecido al de un recibo. Eventualmente, lo impreso se desvanecerá. No se conserva el documento para futuras referencias. Si es importante, no puede mirar hacia atrás y revisar la información nuevamente en el futuro.
Esta brecha se soluciona con un servicio de fax en línea. El mensaje ya no se imprime en papel térmico físico. Por el contrario, cada mensaje de fax que recibe se guarda automáticamente en la nube. Esto permite no solo una mejor organización de los datos, sino también una fácil recuperación. Si hay algún documento que necesite revisar, sabrá que está bien conservado en servidores protegidos en la web.
Conclusión
Como puede ver, cuando reúne todos los beneficios como uno solo, puede llegar a una conclusión: inscribirse en un servicio de fax en línea mantiene su negocio competitivo y puede ayudarlo a ahorrar costos. Si lo está utilizando para uso personal, fomenta una buena comunicación sin ser un desperdicio.
Si bien puede argumentar que, de hecho, hay muchas aplicaciones de correo electrónico y mensajería directa que tienen un propósito similar, aún es bueno tener este servicio disponible en caso de que tenga clientes, socios, clientes o incluso amigos y familiares que todavía aman para comunicarse por fax.