Muchos departamentos de finanzas y contabilidad confían en hojas de cálculo para completar tareas críticas. Hasta ahora, solo los usuarios de hojas de cálculo de élite tenían las habilidades para escribir macros para optimizar las tareas repetitivas. Pero con la introducción de la tecnología avanzada de inteligencia artificial (IA) de lenguaje natural, prácticamente cualquier persona con un poco de experiencia en programación puede crear scripts complejos que automatizan muchas tareas repetitivas. Esto puede aumentar la productividad y liberar tiempo para trabajar en proyectos de mayor valor agregado.
Kelly Williams, CPA, escribió sobre su uso inicial de ChatGPT en enero de 2023 JofA artículo «Uso de ChatGPT con Excel». Williams usó ChatGPT-3.5 (GPT-3.5) para ese artículo. ChatGPT-4 (GPT-4), lanzado en marzo de 2023, supuestamente está capacitado en más de 100 billones de puntos de datos, en comparación con 175 mil millones para GPT-3.5. La versión más reciente tiene mejores habilidades de comprensión y mejores habilidades para escribir y depurar software. Además, GPT-4 acepta indicaciones más largas y detalladas. Con estos avances, ahora podemos usar GPT-4 para enfrentar desafíos de escritura de macros más grandes.
Es una práctica común descargar datos de un sistema a una hoja de cálculo, editarlos y limpiarlos, y luego cargarlos en otro sistema. Otro procedimiento típico implica obtener datos, limpiarlos, agregar datos de otros sistemas y luego resumirlos con la ayuda de tablas dinámicas y otras herramientas. Cuando se trabaja con grandes cantidades de datos, esto puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Por lo general, la mayoría de estos pasos se repiten tediosamente en el mismo orden mes tras mes durante años.
Con las indicaciones adecuadas, la IA del lenguaje natural puede crear macros complejas para automatizar procesos como la limpieza de datos, el resumen de datos, la realización de cálculos complejos, la creación de tablas dinámicas y la producción de informes únicos. Si bien la mayoría de las herramientas generativas de IA probablemente pueden crear macros, este artículo se enfoca en cómo escribir solicitudes para GPT-4 de OpenAI para crear macros complejas de Excel.
Paso 1: Crea una cuenta
Primero deberá crear una cuenta en openai.com. Debe registrarse para obtener una cuenta premium, que cuesta $ 20 por mes y le ofrece acceso al sistema de inteligencia artificial más sofisticado, conocido como GPT-4. Las cuentas gratuitas solo obtienen acceso a GPT-3.5.
Paso 2: Desarrolle su indicación
Puede decirle a GPT-4 qué funciones debe llevar a cabo dándole un aviso. La forma más sencilla de crear su mensaje es delinear cuidadosamente las acciones que realiza en Excel en un editor de texto simple como el Bloc de notas. Es crucial numerar las etapas en el indicador y asegurarse de que esta numeración se copie y pegue en GPT-4. Trate de ser lo más específico y minucioso que pueda. Guarde este documento porque, al crear la macro, probablemente deba agregar más pasos o cambiar los que ya tiene. Es posible que GPT-4 no interprete sus instrucciones como lo planeó.
Paso 3: Ingrese su aviso
Es hora de ingresar el indicador una vez que haya creado uno con una descripción completa y precisa de las acciones. Abra una ventana de chat en openAI.com y elija el modelo GPT-4. El mensaje del Paso 2 debe copiarse y pegarse en el cuadro de mensaje. El sistema generará un código junto con instrucciones sobre cómo ingresarlo en Excel o Google Sheets.
El sistema podría detenerse si el código de salida es particularmente largo. El sistema producirá el código restante si simplemente escribe continuar.
Paso 4: Probar y ajustar
Copie el código en la hoja de cálculo después de eso, luego guárdelo. Ahora que está preparado, ejecute la macro. GPT-4 puede ayudarlo a solucionar cualquier problema que encuentre y también puede ofrecerle instrucciones completas sobre cómo agregar la macro a la hoja de cálculo.
Es crucial tener una copia de seguridad de sus archivos guardados antes de ejecutar una macro porque no hay forma de deshacerla una vez que se ha iniciado.
Además, es posible que la versión inicial de la macro no funcione exactamente como usted desea. En ese caso, modificaría el aviso en el Paso 2, lo ingresaría nuevamente en GPT-4 y luego cambiaría el código resultante en la hoja de cálculo. O puede describir el problema en el cuadro de aviso GPT-4 y el sistema ajustará el código. Siga repitiendo estos pasos de prueba y ajuste según sea necesario hasta que la macro produzca los resultados requeridos.
Se puede acceder a todas las macros guardadas en su hoja de trabajo Personal.xlsb en Excel desde cualquier libro de trabajo abierto, a diferencia de las macros creadas en otros libros de trabajo, a las que solo se puede acceder cuando el libro de trabajo correspondiente está abierto.
Nota de precaución de privacidad
Nunca escribas información confidencial en un indicador de IA. Cualquier indicación ingresada puede ser examinada por una persona y comparada con la respuesta para encontrar áreas de mejora. Sus indicaciones siempre deben ser lo más genéricas posible.
Ejemplo: limpieza de datos, cálculo complejo y resumen
En nuestro ejemplo, tenemos la tarea de calcular las comisiones para una fuerza de ventas global en función del tipo de producto, dónde se encuentra y cuántas unidades se venden.
Después de obtener los datos sin procesar, básicamente seguimos el mismo procedimiento todos los meses.
Las filas de datos que no estén relacionadas con el mes actual deben eliminarse y el código del producto debe analizarse para determinar el tipo de producto y la ubicación de venta.
Usamos estas pautas para calcular la comisión:
- Las comisiones son el 5% de las ventas para Europa y América del Norte.
- Las comisiones de APAC son del 7% y las comisiones de LATAM son del 6% de los ingresos.
- Las comisiones por ventas en persona son un 1% adicional de las ventas.
- Cualquiera que venda más de 50 unidades obtiene un 1% adicional de comisión de ventas.
Estos son los datos sin procesar de muestra:
