La IA es el arma secreta de los bienes raíces para la eficiencia, precisión y satisfacción del cliente

En esta función especial para invitados, Nick Vandivere, director ejecutivo de ThoughtTrace, analiza cómo la inteligencia artificial es el arma secreta de las propiedades inmobiliarias para la eficiencia, la precisión y la satisfacción del cliente. Durante su mandato, Nick ha liderado la transformación de ThoughtTrace en una empresa líder en tecnología y pensamiento para la aplicación de inteligencia artificial aplicada y aprendizaje automático. Como director ejecutivo de software, Nick cree que la innovación del producto, la confiabilidad y una experiencia de usuario sobresaliente son los ingredientes necesarios para un rendimiento excepcional y un valor a largo plazo. Nick tiene una licenciatura en Economía de la Universidad Texas A&M.

La tecnología, específicamente la inteligencia artificial, se ha convertido a la perfección en parte del tejido de nuestra vida cotidiana. Desde aplicaciones de atención médica que salvan vidas y predicen la evolución de enfermedades y virus hasta sistemas autónomos de detección de accidentes de vehículos que se convierten en estándar en muchos vehículos, la IA tiene la capacidad de impactar la vida y las industrias en todos los ámbitos, y los bienes raíces comerciales no son una excepción.

En el lado de la gestión de edificios, la IA puede automatizar diversas tareas y programas de mantenimiento. Puede ayudar al control remoto de varios procesos como generación de demanda, análisis predictivo de equipos, necesidades de limpieza de instalaciones y más. Esto genera oportunidades para reducir gastos y aumentar la satisfacción de los inquilinos. Para el lado del marketing de transacciones de bienes raíces, las plataformas de inteligencia artificial pueden agilizar las campañas de marketing, rastrear propuestas y crear retroalimentación instantánea y transparencia entre propietarios y corredores, lo que agiliza el arrendamiento e impulsa el NOI. Por el lado de la valoración, la IA puede incluso adoptar un enfoque algorítmico para encontrar los valores de las propiedades al correlacionar las estadísticas del mercado, las características de las propiedades, los riesgos de desastres naturales y otras métricas en evaluaciones inteligentes basadas en datos. Algunas propiedades incluso han mejorado la comunicación al crear portales de inquilinos para ayudar a cultivar una experiencia de inquilino receptiva y de apoyo.

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Después de años de ser lento en adaptarse, la industria de bienes raíces comerciales finalmente ha adoptado la tecnología y las eficiencias que proporciona. Pero ahora es el momento de que los profesionales de bienes raíces comerciales aumenten su nivel de toma de decisiones con una entrega de datos más profunda y exponencialmente más rápida. Una de esas oportunidades emergentes para la IA es Document Intelligence, que tiene el potencial de brindar a todas las partes interesadas múltiples beneficios, incluidos procesos optimizados, datos estructurados para informes y análisis sólidos, y búsquedas de texto completo basadas en el pensamiento que se completan en segundos en lugar de días o semanas. La inteligencia documental a través de la inteligencia artificial es un área de la industria lista para la disrupción, que históricamente ha requerido una inversión significativa de capital y humanos; ¡La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están cambiando eso!

Desafíos persistentes de la gestión de documentos

Cualquier experto inmobiliario experimentado comprende las dificultades inherentes a la gestión del gran volumen de documentos de respaldo involucrados en una transacción. Estas transacciones involucran una gran cantidad de documentos complejos que rigen múltiples derechos y obligaciones, incluidos contratos de compra y venta, arrendamientos comerciales, anexos, enmiendas, impedimentos, cartas de trabajo y carpetas de seguros, por nombrar algunos.

Por ejemplo, además de los términos básicos del arrendamiento, un inquilino comercial podría tener obligaciones u opciones con respecto a su capacidad para expandir o contratar su espacio, ya sea que tenga o no derecho a renovar, rescindir o incluso subarrendar y, de ser así, cuáles son los factores determinantes de esos derechos. Además, muchas organizaciones deben proporcionar continuidad al sistema de registro de los documentos; sin embargo, la fuente de la verdad a menudo se almacena en un entorno separado que no actualiza automáticamente la aplicación. Esto crea disparidad de datos.

Las empresas a menudo contratan a un tercero para realizar los resúmenes de arrendamiento de los que dependen y luego ingresan manualmente los datos en el software de contabilidad y administración de propiedades, lo que crea desafíos debido al volumen y la complejidad de los documentos de respaldo y la probabilidad de que la entrada manual resulte en errores y / o omisiones. El problema es que a menudo no existe una sola ubicación digital que contenga todos los contratos y datos con la capacidad de encontrar y descubrir sin problemas la información en constante cambio.

El estado actual de los datos inmobiliarios crea silos de información tanto del corredor como del propietario. Y estos silos son perjudiciales para la eficiencia operativa. Piense en un administrador de propiedades de un centro comercial que pasó 10 años en el trabajo y luego decide irse. Ese gerente tiene años de historial operativo en su cabeza. Entienden a los inquilinos, las diversas obligaciones y las peculiaridades de cada contrato de arrendamiento. Cuando se van, gran parte de la información va con ellos, a menos que la organización haya implementado una plataforma de inteligencia artificial sofisticada que combine los datos relevantes en una ubicación centralizada. Armado con esta tecnología, el administrador de la propiedad entrante podría comprender y cumplir mejor las obligaciones relacionadas desde el primer día.

La mayoría de las plataformas que ofrecen IA simplemente brindan administración de documentos para abordar estos desafíos y complejidades básicos. Sin embargo, no profundizan lo suficiente en el contenido para extraer significado y desarrollar una comprensión completa de los datos. Las plataformas de IA básicas se centran en simplemente organizar el contenido, en contraste con comprender el contenido de esos documentos. Sin la capacidad de profundizar más, los propietarios, gerentes y ocupantes de bienes raíces continuarán luchando para revisar los datos contractuales y comprender verdaderamente los riesgos y oportunidades contenidos en sus documentos. La industria necesita un tipo diferente de plataforma de inteligencia artificial que emplee un enfoque de unificación de datos con contenido e información de búsqueda que cree predicciones precisas y, en última instancia, impulse las decisiones.

Extraer valor de documentos

Las tecnologías avanzadas, cuando se utilizan correctamente, pueden buscar, fusionar, reorganizar y permitir la extracción rápida y precisa de la información pertinente.

Cuando los documentos se combinan y recopilan en un lugar seguro, resulta sencillo exportar la información e integrarla a otras aplicaciones. Los proveedores de bienes raíces pueden establecer niveles de permisos para el acceso a los datos, realizar un seguimiento de lo que los usuarios están revisando y restringir la visualización de contenido innecesario. Por ejemplo, un arrendador puede compartir información con un contratista con respecto a sus obligaciones de mejoramiento de inquilinos, pero querrá omitir puntos específicos del trato que se consideran confidenciales, o simplemente querrá extraer el lenguaje de cumplimiento para la aseguradora de una cartera, omitiendo los otros detalles no esenciales.

Para el cumplimiento legal y la auditoría, la destreza de la organización de AI permite a los usuarios contabilizar los arrendamientos en los libros, determinando si técnicamente son arrendamientos u obligaciones. También permite el seguimiento de datos críticos para expansiones, seguimiento de arrendamientos y otros eventos. Los proveedores de inteligencia artificial de primer nivel ofrecen soluciones de inteligencia artificial avanzadas y específicas de dominio con extracción de datos que pueden integrarse con otras plataformas e incluso crear invitaciones de calendario o recordatorios de Slack basados ​​en fechas críticas. Y la plataforma extrae los datos del documento de origen porque ahí es donde residen los detalles y el valor.

En el lado de las fusiones y adquisiciones, AI simplifica y acelera el proceso de diligencia debida. Con el creciente apetito por las fusiones y adquisiciones, las empresas tienen una presión cada vez mayor para profundizar más y más rápido para obtener información con respecto a lo que contienen los documentos relacionados. Una solución impulsada por IA permite una mayor eficiencia y precisión, ya que las búsquedas ahora pueden rastrear una cartera completa, en lugar de que los analistas revisen los documentos manualmente y falten detalles clave.

Toma de decisiones basadas en datos

Cuando las empresas inmobiliarias transforman sus documentos con IA, los documentos se convierten en un activo en lugar de un pasivo u obligación.

Hay miles de elementos de datos en los acuerdos inmobiliarios y las potentes plataformas de inteligencia artificial pueden leerlos, interpretarlos y comprenderlos en segundos, a menudo con más precisión de lo que lo haría una persona. Con la extracción automática, una empresa puede obtener conocimientos y tomar decisiones rentables, lo que puede resultar en ahorros de millones de dólares y cientos de horas de trabajo. Considere un inquilino minorista que opera miles de ubicaciones, cuando los datos de arrendamiento de la empresa residen en una plataforma de inteligencia artificial que puede interpretar y extraer con solo presionar un botón, el liderazgo puede revisar fácilmente todas las obligaciones y oportunidades de arrendamiento para ayudar a tomar decisiones informadas.

La comida para llevar

Las plataformas que aprovechan el poder de la inteligencia artificial llenarán un enorme vacío en la industria de bienes raíces comerciales al permitir que las empresas mitiguen el riesgo a través de análisis y predicciones más precisos de una manera compatible y rentable. Si bien es probable que siempre se necesite un elemento humano, las plataformas impulsadas por inteligencia artificial pueden simplificar la forma en que las empresas piensan sobre sus datos. Permitirá al analista analizar realmente los datos y no quedar relegado a ser un especialista en entrada de datos. La inteligencia artificial permitirá a los tomadores de decisiones centrarse en las decisiones estratégicas y las oportunidades para que puedan descubrir y comprender los riesgos y oportunidades que viven en lo profundo de sus acuerdos inmobiliarios.

La industria de bienes raíces comerciales involucra documentos vivos y complejos que cambian con el tiempo y la necesidad de una plataforma dinámica para capturar estos datos en evolución es más pertinente que nunca. A medida que más empresas aprovechen los beneficios de la IA, esta se convertirá en el estándar, y los primeros usuarios obtendrán conocimientos y ventajas competitivas y conducirán a la productividad a largo plazo.

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