La IA y el aprendizaje automático han recorrido un largo camino en los últimos años. Pero, ¿las empresas las están implementando de manera eficiente para simplificar los procesos, aumentar la productividad y reducir los márgenes de error? Los datos sugieren que la respuesta es No – especialmente en el sector financiero.
Los datos de abril de 2020 muestran que el uso más generalizado de la IA en los servicios financieros se relaciona con la detección de fraudes, ya que el 58 % de las empresas la utilizan para este proceso. Este número es seguido por:
- 41% de los encuestados que utilizan IA para procesos y análisis financieros
- 33% para ciberseguridad
- 33% para personalización de productos y servicios
- 31% para atención al cliente; y
- 25% para mantenimiento de activos.
A partir de estos números, es evidente que hay una tarea en la que la IA y el aprendizaje automático pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero: automatización de procesamiento de facturas.
Entonces, ¿cómo pueden exactamente AI y ML ayudar a las empresas a mejorar el proceso? Veamos las tres formas en que los dos pueden ayudar a la automatización del procesamiento de facturas.
Acelerar el procesamiento de facturas
Una de las ganancias más significativas de implementar AI o ML en el procesamiento de facturas es, por supuesto, acelerar la tarea.
Los datos sugieren que el tiempo promedio entre la recepción y el pago de una factura para una pequeña o mediana empresa es de 25 días. Sin embargo, la automatización puede acortar significativamente el proceso. Algunas empresas fintech incluso llegan a afirmar que sus soluciones reducen el tiempo de procesamiento de facturas entre 5 y 10 veces, limitando todo el proceso a 3 o 5 días.
Por supuesto, las empresas no solo ganan tiempo al implementar las soluciones correctas de IA y ML. También pueden hacer ahorros significativos.
Según Finanz Nachrichten, el procesamiento manual de facturas puede costar hasta $30 en el lado de AP (cuentas por pagar) y $4 en el lado de AR (cuentas por cobrar). Según la encuesta analizada en este artículo, la facturación electrónica reduce estos costos hasta en un 90 %. Sin embargo, si según la investigación de Statista solo el 41% de las organizaciones automatizan sus procesos financieros, es fácil decir que más de la mitad de las organizaciones empresariales en todo el mundo están desperdiciando sus presupuestos innecesariamente.
Recopilación de mejores datos
Otro beneficio considerable de implementar IA y aprendizaje automático en la automatización del procesamiento de facturas es, por supuesto, el hecho de que ayuda a las empresas a obtener acceso a mejores datos.
Por un lado, esto se debe a que la facturación electrónica no automatizada tiene una barrera importante que superar todos los días. Y esa es la existencia de múltiples puntos de datos.
En 2022, las facturas todavía se envían en múltiples formatos, incluidos documentos XML, PDF, archivos de imagen y (rara vez, pero aún están presentes) archivos impresos. Conseguir estos formatos en un solo sistema no solo requiere tiempo y esfuerzo, sino también mucho cuidado. E incluso los mejores equipos pueden cometer errores al ingresar o clasificar información manualmente.
Es por eso que las soluciones de IA pueden ser de gran ayuda para las empresas que buscan optimizar sus flujos de trabajo.
Por ejemplo, la extracción automática de datos de facturas es un proceso impulsado por IA. Funciona de forma rápida, inteligente y con errores mínimos. Permite a los equipos de finanzas acceder instantáneamente a datos precisos, toma menos de un minuto por factura y se vuelve más inteligente cuanto más se usa, lo que permite a las empresas optimizar el proceso de facturación.
Aprendizaje automático para mejorar el flujo de caja
El último beneficio de implementar AI y ML en la automatización del procesamiento de facturas es un aumento significativo en la productividad. Ahora, las ganancias de aumentar la productividad pueden parecer reflejarse solo en el tiempo y el costo que requiere procesar las facturas. Sin embargo, una mayor productividad del equipo de finanzas también significa dos cosas.
Por un lado, la nueva eficiencia en el manejo de las cuentas por pagar conduce a un mejor flujo de caja. El software de automatización AI y ML permite a las empresas una vista panorámica de todos los costos salientes. Más importante aún, también pueden predecir los próximos costos operativos. Lo último da como resultado el beneficio de una predicción de costos basada en datos perspicaces que es invaluable en la operación de cualquier organización.
Por otro lado, la mejora en la productividad del procesamiento de facturas también impulsa el crecimiento escalable. Además de los datos recibidos de la previsión financiera, AI y ML en el procesamiento de facturas también ahorran tiempo y dinero. Y lo que es más importante, les brinda los recursos que necesitan para concentrarse en tareas que agregan valor.
En el cierre: ¿AI y ML disminuyen el control en el procesamiento de facturas?
Una de las principales preocupaciones que tienen los dueños de negocios al implementar soluciones de IA y ML es que temen ceder el control de procesos de alto valor como el procesamiento de facturas. Pero la verdad es que no debería ser así.
Estas soluciones siempre están hechas para servir al usuario. Esto significa que eliminan las tareas manuales que consumen mucho tiempo y presentan los datos a través de paneles comprensibles, donde los operadores experimentados pueden elegir cómo usar mejor esos datos.
Y seguro, decidirán automatizar algunos de los procesos para reducir errores, retrasos o tiempo perdido. Pero también tendrán acceso a información precisa y oportuna en todo momento, brindándoles todos los conocimientos que necesitan para tomar las mejores decisiones para su negocio.
Sobre el Autor
Natasha Lane es una dama de teclado con una rica historia de trabajo en los campos de TI y marketing digital. Siempre está feliz de colaborar con blogs increíbles y compartir su conocimiento en toda la web. Además de crear contenido, a Natasha hoy en día le apasiona ayudar a las pequeñas empresas a fortalecerse.
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